Kaasaegse elu valdamine: globaalne juhend tootlikkuse optimeerimiseks

Meie ülitihedalt ühendatud ja kiire tempoga maailmas on tootlikkuse kontseptsioon olulisem kui kunagi varem. Samas on see ka laialdaselt valesti mõistetud. Meid pommitatakse sõnumitega, et teha rohkem, olla rohkem ja saavutada rohkem, mis sageli viib pigem pideva tegevuse kui tõelise saavutuse seisundisse. Alates Tokyos töötavast spetsialistist, kes haldab mitut ajavööndit, kuni Nairobis tegutseva idufirma asutajani, kes ehitab ettevõtet nullist üles, on väljakutse universaalne: kuidas me saame tõhusalt hallata oma aega, energiat ja tähelepanu, et saavutada oma kõige olulisemad eesmärgid, ohverdamata oma heaolu?

See juhend on mõeldud kaasaegsele globaalsele kodanikule. See läheb kaugemale lihtsustatud "nippidest" ja pakub terviklikku raamistikku tootlikkuse optimeerimiseks viisil, mis on jätkusuutlik, sisukas ja kohandatav sinu ainulaadsetele oludele. Me uurime ajatuid põhimõtteid ja praktilisi strateegiaid, mis annavad sulle võimaluse oma päeva kontrollida, oma fookust valitseda ja ehitada elu, mis on nii saavutusrohke kui ka rahuldustpakkuv.

1. jagu: Tootlikkuse ümbermääratlemine 21. sajandil

Põlvkondade jooksul määratleti tootlikkust tööstusajastu valemiga: Sisse pandud aeg = väljund. Edu mõõdeti töötundides ja toodetud vidinates. Tänapäeva teadmistepõhises majanduses ei ole see mudel mitte ainult aegunud, vaid ka kahjulik. Tõeline tootlikkus ei seisne hõivatud olemises; see seisneb tõhususes. See ei seisne rohkemate asjade tegemises; see seisneb õigete asjade tegemises.

Hõivatusest tõhususeni

Esimene samm oma tootlikkuse optimeerimisel on oma mõtteviisi muutmine. Kaasaegset tootlikkust määratlevad kolm põhielementi:

• Selgus: Teadmine, millised on sinu kõige olulisemad eesmärgid, nii tööalaselt kui ka isiklikult. Ilma selge sihtkohata sobib iga tee ja kõik pingutused on lahjendatud.
• Fookus: Täieliku tähelepanu suunamine käsilolevale ülesandele, et toota kvaliteetset tööd lühema ajaga.
• Tahtlikkus: Teadlik valik, kuhu oma aega ja energiat investeerida, selle asemel, et reageerida teiste nõudmistele.

Mõtle sellele kui erinevusele aerutaja, kes meeletult oma aerudega vehkleb, ja osava kajakisõitja vahel, kes teeb täpseid ja jõulisi tõmbeid. Mõlemad kulutavad energiat, kuid ainult üks liigub tõhusalt oma eesmärgi poole. Tootlikkus seisneb nende täpsete ja jõuliste tõmmete tegemises selles suunas, mis tegelikult oluline on.

Multitasking'i müüt

Üks levinumaid müüte kaasaegsest tööst on multitasking'i voorus. Neuroloogiliselt ei ole meie aju loodud keskenduma mitmele tähelepanu nõudvale ülesandele korraga. See, mida me tajume kui multitasking'i, on tegelikult kiire "ülesannete vahetamine". Iga kord, kui me vahetame – raportilt e-kirjale, vestluse teavitusele ja tagasi –, tekitame kognitiivse kulu. See vahetamine killustab meie tähelepanu, suurendab vigade tõenäosust ja muudab meid lõppkokkuvõttes vähem tõhusaks. Üks Saksamaa uuring leidis, et ülesannete vahetamine võib maksta kuni 40% inimese tootlikust ajast. Ühe ülesande korraga tegemise omaksvõtmine on kaasaegse tootlikkuse aluspõhimõte.

2. jagu: Jätkusuutliku tootlikkuse alustalad

Enne konkreetsete tehnikate juurde sukeldumist peame ehitama tugeva aluse. Sa ei saa rakendada arenenud strateegiaid nõrgale alusele. Jätkusuutliku tootlikkuse kolm alustala on sinu mõtteviis, sinu energia ja sinu keskkond.

1. sammas: Kõrge sooritaja mõtteviis

Sinu sisemine seisund määrab sinu välised tulemused. Õige mõtteviisi kasvatamine on kohustuslik.

• Võta omaks kasvule suunatud mõtteviis: Psühholoog Carol Dwecki poolt välja töötatud, see on usk, et sinu võimeid saab arendada pühendumise ja raske töö kaudu. Selle asemel, et öelda "Ma ei oska oma aega hallata", raamistab kasvule suunatud mõtteviis seda ümber kui "Ma õpin oma aega paremini hallata". See lihtne nihe avab ukse paranemisele ja vastupidavusele.
• Määratle oma "Miks": Eesmärgita tootlikkus viib läbipõlemiseni. Võta aega, et selgitada välja oma põhiväärtused ja pikaajalised eesmärgid. Miks sa tahad olla tootlikum? Kas selleks, et kasvatada oma ettevõtet, veeta rohkem aega perega, õppida uut oskust või avaldada suuremat mõju? Igapäevaste ülesannete sidumine selle suurema eesmärgiga pakub sisemist motivatsiooni, mida distsipliin üksi ei suuda säilitada.
• Harjuta enesekaastunnet: Sul tuleb mittetootlikke päevi. Sa saad häiritud. Sa ei suuda oma plaani täiuslikult järgida. Peamine on kohelda neid hetki mitte kui ebaõnnestumisi, vaid kui õppimisvõimalusi. São Paulos töötav spetsialist, kes jätab hommikuse treeningu vahele, ei tohiks oma treeningueesmärke hüljata; ta peaks lihtsalt püüdma järgmisel päeval tagasi rajale saada. Karm enesekriitika kurnab vaimset energiat; enesekaastunne taastab seda.

2. sammas: Energia juhtimine, mitte ainult aja juhtimine

Sul võib olla kogu maailma aeg, kuid ilma energiata ei saa sa midagi saavutada. Tippsooritajad, alates sportlastest kuni juhtideni, mõistavad, et energia juhtimine on ülimalt tähtis. Aeg on piiratud, kuid energia on taastuv.

• Sea uni prioriteediks: Uni ei ole luksus; see on bioloogiline vajadus. See on kriitiline mälu konsolideerimiseks, probleemide lahendamiseks ja emotsionaalseks regulatsiooniks. Enamik täiskasvanuid vajab 7-9 tundi kvaliteetset und öö kohta. Une ohverdamine töö nimel on kontraproduktiivne strateegia, mis viib kognitiivse funktsiooni vähenemiseni ja halbade otsuste tegemiseni.
• Toitke oma keha: Sinu aju tarbib umbes 20% sinu keha kaloritest. See, mida sa sööd, mõjutab otseselt sinu fookust, mälu ja energiataset. Sea prioriteediks töötlemata toit, hoia end hüdreeritud ja ole teadlik, kuidas kofeiin ja suhkur sinu energiatsükleid mõjutavad. Vältige raskeid eineid enne olulisi kognitiivseid ülesandeid.
• Lisage liikumist: Füüsiline aktiivsus on üks võimsamaid viise aju funktsiooni parandamiseks ja stressi vähendamiseks. See ei nõua kurnavat jõusaali seanssi. Kiire 20-minutiline jalutuskäik, kiire jooga seanss või isegi lihtsalt laua taga venitamine võib suurendada verevoolu ajju ja parandada sinu meeleolu ja fookust.
• Valdage strateegilist pausi: Inimese aju ei ole loodud kaheksa tunni pidevaks fookuseks. Keskendunud sprintides töötamine, millele järgnevad lühikesed pausid – Pomodoro tehnika poolt populariseeritud kontseptsioon – on palju tõhusam. Kasutage pause täielikult lahtiühendamiseks: minge ekraani juurest eemale, venituge, vaadake aknast välja või pidage lühike, tööga mitteseotud vestlus.

3. sammas: Kujundage oma keskkond fookuse jaoks

Sinu keskkond saadab pidevalt vihjeid sinu ajule. Segamini, kaootiline ruum soodustab segamini, kaootilist meelt. Tahtlik, organiseeritud ruum soodustab fookust ja selgust. See kehtib nii sinu füüsilise kui ka digitaalse maailma kohta.

• Kujundage oma füüsiline tööruum: Olgu selleks siis ettevõtte kontor Singapuris või kodukontor Buenos Aireses, optimeerige oma ruum tehtava töö jaoks. See tähendab head valgustust, ergonoomilist tuge ja ainult olulisi tööriistu käeulatuses. Põhiprintsiip on "koht kõigele ja kõik oma kohale".
• Kureerige oma digitaalne tööruum: Sinu digitaalne keskkond on sama oluline. Segamini töölaual, millel on kümneid ikoone, on digitaalne samaväärne segase lauaga. Korraldage failid loogilisse kaustasüsteemi. Kasutage puhast, minimalistlikku brauseri avalehte. Sulgege mittevajalikud vahekaardid. Puhas digitaalne tahvel vähendab kognitiivset koormust ja muudab töö alustamise lihtsamaks.
• Minimeerige segajaid: Tehke kindlaks oma suurimad segajad ja eemaldage need ennetavalt. Kui sinu telefon on pidev kiusatus, pane see teise ruumi või kasuta rakendust, et blokeerida segavaid veebisaite tööblokeeringute ajal. Kui sa töötad avatud kontoris, võivad müravastased kõrvaklapid olla võimas tööriist fookuse mullide loomiseks. Andke teistele märku, kui olete fookuse blokeeringus ja teid ei tohi häirida.

3. jagu: Peamised strateegiad aja ja ülesannete haldamiseks

Kui sul on tugev alus paigas, saad nüüd tõhusalt rakendada ajaproovitud juhtimissüsteeme. Eesmärk ei ole jäigalt järgida ühte süsteemi, vaid mõista nende taga olevaid põhimõtteid ja luua isikupärastatud hübriid, mis sinu jaoks töötab.

Eisenhoweri maatriks: Olulise eraldamine pakilisest

Dwight D. Eisenhoweri poolt välja töötatud lihtne raamistik aitab sul ülesandeid prioriseerida, liigitades need nelja kvadrandisse:

1. Pakiline ja oluline (Tee esimesena): Kriisid, pakilised probleemid, tähtajapõhised projektid. Need nõuavad viivitamatut tähelepanu.
2. Mittepakiline ja oluline (Planeeri): See on suure mõjuga tegevuste kvadrant. See hõlmab strateegilist planeerimist, suhete loomist, õppimist ja ennetavat hooldust. Siin veedavad tõeliselt tõhusad inimesed suurema osa oma ajast.
3. Pakiline ja mitteoluline (Delegeeri): Katkestused, mõned koosolekud, paljud e-kirjad. Need ülesanded nõuavad sinu tähelepanu, kuid ei vii sind sinu peamiste eesmärkide poole. Delegeeri need võimalusel või minimeeri neile kulutatav aeg.
4. Mittepakiline ja mitteoluline (Elimineeri): Tühised ülesanded, aega raiskavad tegevused, mõttetu kerimine. Need tuleks halastamatult kõrvaldada.

Küsi endalt regulaarselt: "Kas see ülesanne viib mind lähemale minu kõige olulisematele eesmärkidele?" Maatriks sunnib seda selgust.

Aja blokeerimine: Tahtliku planeerimise kunst

Aja blokeerimine on praktika planeerida kogu oma päev ette, pühendades konkreetsed ajaühikud konkreetsetele ülesannetele või töö tüüpidele. Selle asemel, et töötada tegevuste loendist, töötad sa oma kalendrist. Sellel on mitu eelist:

• See sunnib realismi: Sa näed täpselt, kui palju aega sul on ja mida sa reaalselt saavutada saad.
• See kaitseb aega olulise töö jaoks: Planeerides 90-minutilise blokeeringu "Projekti X kallal töötamiseks", kaitsete sa seda aega vähem oluliste katkestuste eest.
• See vähendab otsustusväsimust: Sa ei pea pidevalt otsustama, mida järgmisena teha; sa lihtsalt vaatad oma kalendrit ja viid selle ellu.

Londonis tegutsev turundusjuht võib blokeerida 9:00-9:30 oluliste e-kirjade kontrollimiseks ja neile vastamiseks, 9:30-11:00 sügavaks tööks kampaania strateegia kallal ja 11:00-11:30 meeskonna kontrollkõnede jaoks. Peamine on kohelda neid blokeeringuid kui kohtumisi, millest sa pead kinni pidama.

Pomodoro tehnika: Keskendunud sprintide valdamine

Francesco Cirillo loodud tehnika on geniaalselt lihtne ja tõhus edasilükkamise ületamiseks ja fookuse säilitamiseks. Protsess on lihtne:

1. Vali ülesanne, mis tuleb täita.
2. Seadista taimer 25 minutiks.
3. Tööta ülesande kallal jagamatu fookusega, kuni taimer heliseb.
4. Tee lühike paus (umbes 5 minutit).
5. Pärast nelja "Pomodorot" tee pikem paus (15-30 minutit).

25-minutiline piirang muudab isegi hirmutavad ülesanded juhitavaks. See treenib sinu aju lühikeste, intensiivsete pursetena keskenduma, mis on rohkem kooskõlas meie loomulike energiatsüklitega.

Kahe minuti reegel: Edasilükkamise alistamine

David Alleni poolt oma metoodikas "Getting Things Done" (GTD) populariseeritud kahe minuti reegel on võimas tööriist hoo loomiseks. Reegel on lihtne: Kui ülesande täitmine võtab vähem kui kaks minutit, tee see kohe ära.

See kehtib selliste ülesannete kohta nagu kiirele e-kirjale vastamine, dokumendi arhiveerimine või telefonikõne tegemine. See takistab väikeste ülesannete kuhjumist ja vaimse segaduse tekitamist. Suuremate ülesannete puhul saab seda kohandada järgmiselt: Alusta uut harjumust, tehes seda vaid kaks minutit. Tahad rohkem lugeda? Loe kaks minutit. Tahad õppida mediteerima? Mediteeri kaks minutit. See alandab sisenemisbarjääri ja muudab alustamise lihtsamaks.

4. jagu: Sügava töö saavutamine segajate ajastul

Oma mõjukas raamatus eristab Cal Newport kahte tüüpi tööd:

• Sügav töö: Professionaalsed tegevused, mida tehakse segajateta kontsentratsiooni seisundis, mis suruvad sinu kognitiivsed võimed nende piirini. Need jõupingutused loovad uut väärtust, parandavad sinu oskusi ja neid on raske korrata.
• Pindmine töö: Mittekognitiivselt nõudlikud, logistilised ülesanded, mida sageli tehakse segajatena. Need jõupingutused ei loo tavaliselt maailmas palju uut väärtust ja neid on lihtne korrata.

Võime teha sügavat tööd muutub üha haruldasemaks just samal ajal, kui see muutub meie majanduses üha väärtuslikumaks. Selle valdamine on konkurentsieelis.

Strateegiad sügava töö kasvatamiseks

• Planeeri see: Nii nagu sa planeerid koosolekuid, pead sa planeerima sügavat tööd. Blokeeri oma kalendris märkimisväärsed ajaplokid (nt 60-120 minutit) ja kaitse neid ägedalt.
• Loo rituaale: Arenda välja eelnevat töörituaali, et signaliseerida oma ajule, et on aeg keskenduda. See võib olla oma töölaua puhastamine, konkreetse joogi hankimine, kõrvaklappide pähe panemine ja kõigi mittevajalike rakenduste sulgemine. Rituaali järjepidevus aitab sul kiiremini fookuse seisundisse üle minna.
• Võta omaks produktiivne igavus: Me oleme muutunud allergiliseks igavuse suhtes. Hetkel, kui meil on vaba sekund, haarame me oma telefonide järele. See pidev stimulatsioon hävitab meie võime keskenduda. Harjuta igavust tundma. Lase oma mõtetel uidata järjekorras oodates või jalutades. Sageli kerkivad esile just siis loomingulised arusaamad.
• Harjuta digitaalset minimalismi: Sinu tööriistad peaksid teenima sinu eesmärke, mitte vastupidi. Ole halastamatu digitaalsete segajate kõrvaldamisel. Lülita välja kõik mittevajalikud teated oma telefonis ja arvutis. Kontrolli e-posti ja sotsiaalmeediat kindlatel, planeeritud aegadel, mitte reageerivalt. Indias tegutsev tarkvaraarendaja võib kodeerimise ajal keelata kõik vestlusteated, kontrollides neid voolu säilitamiseks ainult üks kord tunnis.

5. jagu: Tehnoloogia paradoks: Tööriistad kui teenijad, mitte meistrid

Tehnoloogia pakub uskumatult palju tööriistu tootlikkuse suurendamiseks, alates projektijuhtimise tarkvarast nagu Asana või Trello kuni märkmete tegemise rakendusteni nagu Evernote või Notion. Kuid sama tehnoloogia on peamine segaja. Peamine on olla oma tööriistade meister, mitte nende ori.

Tervisliku tehnoloogiapaki põhimõtted

• Vähem on rohkem: Seisa vastu kiusatusele võtta omaks iga uus, läikiv tootlikkuse rakendus. Keeruline süsteem, millel on palju tööriistu, loob sageli rohkem haldustööd, kui see kokku hoiab. Vali mõned peamised tööriistad, mis hästi integreeruvad, ja õpi neid sügavalt tundma.
• Funktsioon enne funktsioone: Vali tööriistad, mis põhinevad peamisel funktsioonil, mida sa pead täitma, mitte lõputul funktsioonide loendil, mida sa kunagi ei kasuta. Lihtne digitaalne tegevuste loend on sageli tõhusam kui keeruline projektijuhtimissüsteem isiklike ülesannete jaoks.
• Tee regulaarseid auditeid: Kord kvartalis vaata üle rakendused, tarkvara ja tellimused, mida sa kasutad. Küsi endalt: Kas see tööriist teenib ikka veel minu peamisi eesmärke? Kas see säästab minu aega ja energiat või loob rohkem tööd? Kas see integreerub hästi minu töövooga? Ole valmis loobuma tööriistadest, mis ei ole enam tõhusad.

6. jagu: Töö-elu integreerimine ja läbipõlemise ennetamine

Kontseptsioon "töö-elu tasakaal" võib olla eksitav, kuna see viitab pidevale võitlusele kahe vastandliku jõu vahel. Kaasaegsete spetsialistide, eriti nende jaoks, kes on kaugtööl või paindlikes rollides, on abistavam mudel "töö-elu integreerimine" või "töö-elu harmoonia". See on läbimõeldud segu oma elu erinevatest osadest viisil, mis on pigem sünergiline kui konfliktne.

Piiride kriitiline tähtsus

Maailmas, kus töö võib sind nutitelefoni kaudu kõikjale järgneda, on selged piirid olulised vaimsele tervisele ja jätkusuutlikule sooritusele.

• Määratle oma "Sees" ja "Väljas" ajad: Määra kindlaks selged tööajad ja teata neist oma kolleegidele. Kui sa oled "väljas", ole tõeliselt väljas. Vältige töömeilide või sõnumite kontrollimist hilja õhtul või nädalavahetustel, välja arvatud juhul, kui tegemist on tõelise, eelnevalt kokkulepitud hädaolukorraga.
• Loo füüsiline eraldatus: Kui sa töötad kodust, aitab spetsiaalse tööruumi olemasolu – isegi kui see on vaid nurk ruumis – luua psühholoogilise piiri. Kui sa sellest ruumist lahkud, lahkud sa töölt.
• Kasuta tehnoloogiat abiks: Kasuta funktsioone nagu "Ära sega" oma telefonis, e-kirjade ajastamine, et saata sõnumeid ainult tööajal, ja eraldi kasutajaprofiile oma arvutis töö- ja isiklikuks kasutamiseks.

Läbipõlemise äratundmine ja sellega tegelemine

Läbipõlemine on emotsionaalse, füüsilise ja vaimse kurnatuse seisund, mis on põhjustatud pikaajalisest või liigsest stressist. See on tõsine probleem, mida tunnustab Maailma Terviseorganisatsioon. Peamised tunnused on:

• Energiapuuduse või kurnatuse tunded.
• Suurenenud vaimne distants oma tööst või negatiivsuse või küünilisuse tunded oma tööga seoses.
• Vähenenud professionaalne tõhusus.

Läbipõlemise ennetamine on pikaajalise tootlikkuse põhiosa. See hõlmab kõike, mida me oleme arutanud: energia juhtimist, piiride seadmist, eesmärgiga ühenduse loomist ja veendumist, et sul on aega puhkamiseks ja taastumiseks. Hobid, sotsiaalsed sidemed ja tegevused, mis ei ole tööga üldse seotud, ei ole lubamatused; need on olulised sinu vaimsete ja emotsionaalsete akude laadimiseks.

7. jagu: Jätkusuutlike harjumuste loomine pikaajaliseks eduks

Tootlikkus ei ole ühe, monumentaalse pingutuse tulemus. See on väikeste, järjepidevate harjumuste kumulatiivne mõju, mida aja jooksul harjutatakse. Kõige edukamad inimesed ei tugine motivatsioonile; nad tuginevad süsteemidele ja harjumustele.

Harjumuste kujundamise teadus

Nagu on kirjeldatud James Cleari raamatus "Aatomi harjumused", järgib iga harjumus neljaastmelist silmust: Märguanne, Iha, Reaktsioon ja Tasu. Heade harjumuste loomiseks pead sa need tegema Ilmseks, Atraktiivseks, Lihtsaks ja Rahuldustpakkuvaks.

• Märguanne (Tee see ilmseks): Tahad igal hommikul oma eesmärke üle vaadata? Jäta oma päevik oma padjale.
• Iha (Tee see atraktiivseks): Seo harjumus, mida sa tahad luua (oma päeva planeerimine), millegi meeldivaga (oma hommikune kohv).
• Reaktsioon (Tee see lihtsaks): Alusta väikselt. Selle asemel, et "planeeri kogu nädal", alusta "kirjuta üles oma 3 peamist prioriteeti tänaseks".
• Tasu (Tee see rahuldustpakkuvaks): Anna endale kohest positiivset tagasisidet. Lihtne vaimne "hästi tehtud" või füüsiliselt üksuse nimekirjast maha tõmbamine võib olla võimas tasu.

Nädalavahetuse ülevaate jõud

Üks võimsamaid harjumusi, mida sa saad kujundada, on nädalavahetuse ülevaade. Eralda iga nädala lõpus 30-60 minutit, et teha järgmist:

1. Vaata üle oma kalender ja saavutused: Mis läks hästi? Mida sa saavutasid?
2. Analüüsi väljakutseid: Kus sa takerdusid? Mis ei saanud tehtud ja miks?
3. Vaata üle oma eesmärgid: Kas sa oled ikka veel oma suuremate eesmärkidega kursis?
4. Planeeri eesolevat nädalat: Planeeri oma peamised prioriteedid, sügava töö blokeeringud ja kohtumised eelseisvaks nädalaks.

See üksik harjumus tagab, et sa suunad ennetavalt oma elu, mitte ei reageeri sellele reageerivalt. See pakub regulaarset võimalust õppida, kohaneda ja parandada oma tootlikkussüsteemi.

Järeldus: Sinu isiklik tootlikkuse teekond

Tootlikkuse optimeerimine kaasaegse elu jaoks ei seisne võlukuuli või täiusliku süsteemi leidmises. See on dünaamiline ja isiklik eneseteadvuse, katsetamise ja pideva täiustamise teekond. Selles juhendis kirjeldatud strateegiad ja põhimõtted ei ole jäik reeglite kogum, vaid paindlik tööriistakomplekt. Kõige tootlikumad inimesed ei ole need, kes järgivad süsteemi täiuslikult, vaid need, kes on osavad valima õige tööriista õige ülesande jaoks õigel ajal.

Alusta väikselt. Ära püüa kõike korraga rakendada. Vali üks valdkond, mida sa tahad parandada – võib-olla oma energia juhtimine või sügava töö planeerimine – ja keskendu sellele paar nädalat. Loo üks uus harjumus korraga.

Muutes oma vaatenurka hõivatusest tõhususele, ehitades tugeva aluse mõistusele, energiale ja keskkonnale ning rakendades tahtlikult tõestatud strateegiaid, saad sa oma aja ja tähelepanu kontrolli alla võtta. Sa saad luua elu, mis ei ole mitte ainult väga produktiivne ja edukas, vaid ka tasakaalustatud, sisukas ja sügavalt rahuldustpakkuv, olenemata sellest, kus sa maailmas asud.